Die Schleswig-Holsteinischen Landesforsten (SHLF) setzen seit jeher darauf, dass ihre Beschäftigten die Unternehmenszielsetzungen für Sicherheit und Gesundheitsschutz in allen persönlichen Arbeitsgebieten konsequent umsetzen. Dazu zählt zum Beispiel auch die Integration von Innovationen oder die ständige Optimierung von technischen und organisatorischen Abläufen.
Um die wichtigsten Anforderungen des Arbeitsschutzes bei den SHLF nicht nur rechtssicher umzusetzen, sondern um Arbeitsschutzprozesse zukünftig noch besser zu strukturieren, wurde die Arbeitsschutzsoftware »eplas.net« beschafft. Gleichzeitig soll sie die Führungskräfte bei der Wahrnehmung ihrer Arbeitsschutzpflichten gegenüber den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern mehr unterstützen und entlasten. Durch die Software werden in den SHLF ganz neue Wege beschritten. Vielen der Kolleginnen und Kollegen werden mit Einsatz der Software Unterweisungen, Dokumente, Termine und Aufgaben aus dem Bereich des Arbeits- und Gesundheitsschutzes von zentraler Stelle oder von der jeweiligen Führungskraft über »eplas.net« zugewiesen. Das bringt vor allem Vorteile in den Förstereien oder den teilautonomen Mobilen Forstwirt-Gruppen (MFG), da sie als Arbeitseinheit dezentral organisiert sind. Das Herzstück von »eplas.net« besteht aus einer sehr umfangreichen Rechte-, Rollen- und Eigenschaftenstruktur, einer Orte- und Abteilungsstruktur sowie einer sogenannten Profil- und Themenmatrix. Über diese Profil- und Themenmatrix werden z.B. alle Unterweisungsthemen, arbeitsmedizinischen Vorsorgen, Schulungen und Qualifikationen als auch Beauftragungen termingenau und wiederkehrend für das jeweilige Mitarbeiterprofil organisiert und über das System automatisch veranlasst.
Unterweisungen und andere betrieblich relevante Themen können bei den SHLF nun erstmalig anstelle von Präsenzveranstaltungen als E-Learning/ Blended Learning durchgeführt werden. Führungskräfte und Beschäftigte sind so gefordert, sich mit den Arbeitsschutzthemen ihres Verantwortungsbereiches verlässlich und kontinuierlich auseinander zu setzen.
Das zentrale Arbeitsschutzelement der Gefährdungsbeurteilungen lässt sich auf Basis von vorgegebenen und betrieblich anpassbaren Faktorenmenüs oder aber über Checklisten sehr individuell bearbeiten. Maßnahmen lassen sich in diesem Modul übersichtlich zuweisen, verfolgen und dokumentieren. Gefährdungsbeurteilungen können kopiert oder vererbt werden. Beim Vererben können alle Inhalte in den vererbten Gefährdungsbeurteilungen durch das Verändern von Inhalten in dem Stammdokument einheitlich mit verändert bzw. angepasst werden.
Ein weiteres neues, fast grenzenlos gestaltbares Element, stellt das Modul »Checklisten/Workflow« dar. Hiermit lassen sich digitale, im System integrierbare Checklisten für z.B. kalkulierte Ereignisse wie geplante Audits, Rundgänge und Arbeitsergebnisüberprüfungen erstellen oder für den »spontanen« Bedarf, wie die Meldung eines Vorfalls oder Begehungsprotokolle, abrufen oder zuweisen. Aber auch eine Mitarbeiterstammdatenerweiterung ist mit diesem Modul möglich. Über das jeweils personalisierte Dashboard der Software erhält jede/r Beschäftigte den Zutritt zu ihren/ seinen relevanten Unterweisungen, Terminen, Dokumenten, Aufgaben und Audits. Führungskräfte haben hier jederzeit den für die Umsetzung ihrer Arbeitsschutzpflichten notwendigen Überblick auf diese Themen und weitere arbeitsschutzrelevante Daten ihrer Mitarbeiterinnen.
Der digitale Zugriff auf die jeweils relevanten und aktuellen Arbeitsschutzdaten, wie z. B. Betriebsanweisungen, Sicherheitsdatenblätter, Bedienungsanleitungen oder Gefährdungsbeurteilungen wird somit für alle Beschäftigten sichergestellt. Zugänge für Besucher oder Fremdmitarbeiter sind ebenfalls möglich.
Die Einführung von »eplas.net« erfolgt bei den SHLF in zwei Schritten, so dass zuerst die Module »Basismodul«, »Gefährdungsbeurteilung«, »Gesundheitsmanagement« und das Modul »Checklisten/Workflow« eingeführt wurden. Im zweiten Schritt ab 2021 folgen die Module »Gefahrstoffmanagement«, »Betriebsanweisungen« und »Anlagen- und Betriebsmittelmanagement«. Erste Schulungen und Einweisungen sind seit der zweiten Jahreshälfte 2020 aufgenommen worden und werden jetzt schrittweise bis zur kompletten Inbetriebnahme aller Module umgesetzt.
Quelle: FTI 1/2021 – KWF
Autor: André Gudat