Rechtskonforme Vorsorgekartei gemäß ArbMedVV

Der Arbeitgeber ist gemäß ArbmedVV § 3 (4) dazu verpflichtet, Vorsorgekarteien zu führen:

„Der Arbeitgeber hat eine Vorsorgekartei zu führen mit Angaben, dass, wann und aus welchen Anlässen arbeitsmedizinische Vorsorge stattgefunden hat; die Kartei kann automatisiert geführt werden. Die Angaben sind bis zur Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses aufzubewahren und anschließend zu löschen, es sei denn, dass Rechtsvorschriften oder die nach § 9 Absatz 4 bekannt gegebenen Regeln etwas anderes bestimmen. …“

Gründe für das korrekte Führen rechtskonformer Vorsorgekarteien

Man kann für das korrekte Führen einer rechtskonformen Vorsorgekartei aus zwei Richtungen argumentieren:

  1. Aus Sicht eines Vermeidungsziels, als Erfüllung gesetzlicher Vorgaben und letztlich im Sinne der Vermeidung einer möglichen Strafe. Im einfachsten Fall im mittleren 4-stelligen €-Bereich. Das mag sich im ersten Moment nach überschaubaren Zahlen anhören, aber wenn es um 500 oder 1.000 Mitarbeitende geht, sprechen wir über empfindlich hohe Summen.
     
  2. Oder aus Sicht der Erreichung eines Ziels: gesunde, motivierte Mitarbeitende, weniger Ausfall aufgrund betrieblich verursachter Gesundheitsbeeinträchtigung. Proaktives Feedback zu vermeintlich schädlichen Arbeitsbedingungen. Eine positive Außendarstellung am Markt und regional. Und vieles mehr.

Was in einer rechtskonformen arbeitsmedizinischen Vorsorgekartei stehen muss

Die ArbMedVV und die DGUV Vorschrift 6 regeln die Vorgaben für eine rechtskonforme arbeitsmedizinische Vorsorgekartei. Neben

  • erforderlichen Stammdaten des Mitarbeiters inkl. Wohnanschrift und Geburtsdatum sind
  • zusätzlich Eintritts- und Austrittsdatum,
  • Angaben zu Beginn und Ende der Tätigkeiten und
  • mögliche Gefährdungen

zu dokumentieren.

Hier wird es bei vielen Unternehmen schwierig: Während die Stammdaten noch über den Personal-/ HR-Bereich abgebildet werden können, sieht es mit der Dokumentation der Details zu den Tätigkeiten und Gefährdungen schon komplizierter aus. Zudem erforderlich sind:

  • Details zu angebotenen und durchgeführten arbeitsmedizinischen Vorsorgen,
  • der nächsten Nachuntersuchung und
  • die Daten des Arztes.

Findige Maßnahmen führen oftmals in die Sackgasse...

Dies abzubilden stellt Unternehmen vor große, organisatorische Herausforderungen und führt zu ebenso „kreativen“ Lösungsansätzen: Von ausgehängten Listen, in denen sich die Mitarbeitenden eintragen können, wenn sie Vorsorgen wahrnehmen möchten, bis hin zu einer zentralen Terminvergabe durch die HR-Abteilung ist alles vertreten. Bei diesen Lösungsansätzen, zu denen nicht nur gerne Excel, sondern auch ab und an Systeme wie SAP verbogen werden, finden sich immer wieder große rechtliche Lücken, die eine Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben verhindern. Das Aushängen einer Liste, in der sich Mitarbeitende zu einer Vorsorge eintragen können, ist nicht nur aus Sicht des Datenschutzes mehr als bedenklich Der Nachweis, der gesetzlichen Verpflichtung zur Angebotsvorsorge nachgekommen zu sein, ist für Unternehmen schlicht unmöglich.

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  • Tätigkeitsbezogene Zuweisungen der Angebots- und Pflichtvorsorgen sowie der Eignungsuntersuchungen,
  • automatische Terminüberwachung,
  • Benachrichtigung und mehrere Möglichkeiten zur Terminvergabe sowie
  • ein datenschutzkonformes Reporting

schaffen nicht nur Rechtssicherheit, sondern auch Transparenz und reduzieren die Aufwände für Sie, Ihre Führungskräfte und Mitarbeitenden erheblich.

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