Gerade bei wiederkehrenden Pflichten ist der Blick auf den aktuellen Stand wichtig. Nach § 4 der DGUV Vorschrift 1 müssen Unterweisungen erforderlichenfalls wiederholt werden, mindestens jedoch einmal jährlich. Auch für Beschäftigte, die mit Gefahrstoffen arbeiten, ist nach § 14 Gefahrstoffverordnung eine arbeitsplatzbezogene Unterweisung vor Aufnahme der Tätigkeit und anschließend mindestens jährlich vorgesehen. Die gute Nachricht: Mit vier Monaten vor dem Jahreswechsel ist noch ausreichend Zeit, offene Punkte strukturiert anzugehen. Diese sechs Fragen helfen Ihnen dabei.
1. Welche jährlichen Unterweisungen stehen noch aus?
Brandschutz, Gefahrstoffe, persönliche Schutzausrüstung oder weitere tätigkeitsbezogene Themen: Je nach Arbeitsplatz können unterschiedliche Unterweisungen erforderlich sein. Entscheidend ist deshalb sowohl, welche Unterweisungen geplant wurden, als auch, wer sie bereits abgeschlossen hat. Ein stets aktueller Überblick über offene Teilnahmen, Fälligkeiten und Nachweise verhindert, dass einzelne Mitarbeitende oder Standorte erst im Dezember auffallen. Digitale Lösungen wie unsere HSE-Management Software eplas stellen Unterweisungsstände transparent dar, steuern wiederkehrende Termine und machen die zugehörige Dokumentation zentral verfügbar.
2. Welche Qualifikationen und Schulungen laufen aus?
Nicht jede Qualifikation gilt unbegrenzt. Befähigungen, Schulungen oder interne Freigaben können an Wiederholungen und Fristen gekoppelt sein. Der Jahresendspurt ist daher ein guter Zeitpunkt für den Blick nach vorne: Welche Qualifikationen laufen im vierten Quartal oder bereits zu Beginn des kommenden Jahres aus? Wenn Sie frühzeitig erkennen, wo Handlungsbedarf entsteht, können Sie Termine besser koordinieren und vermeiden, dass fehlende Qualifikationen kurzfristig zum organisatorischen Engpass werden. Im Schulungsplan der blöcher academy bieten wir verschiedene HSE-Seminare (Erste Hilfe, Sicherheitsbeauftragte, Brandschutz, …) an, die für Sie infrage kommen könnten: https://www.bloecher.net/termine/
3. Welche Maßnahmen sind noch offen?
Eine Gefährdungsbeurteilung, ein Audit oder eine Begehung enden nicht mit der Dokumentation einer Feststellung. Häufig entstehen daraus konkrete Maßnahmen mit Verantwortlichen, Prioritäten und Terminen. Deshalb lohnt sich die Frage: Welche Maßnahmen aus Gefährdungsbeurteilungen, Audits, Vorfällen oder Begehungen warten noch auf ihre Umsetzung?
Ein zentrales Maßnahmenmanagement schafft hier Transparenz: Offene Punkte werden sichtbar, Zuständigkeiten bleiben nachvollziehbar und Fristen geraten weniger leicht aus dem Blick. eplas verbindet diese Informationen mit den weiteren HSE-Prozessen – zum Beispiel mit Gefährdungsbeurteilungen, Audits und Checklisten, Unterweisungen sowie dem Vorfall- und Unfallmanagement. So wird auf einen Blick sichtbar, aus welchem Prozess eine Maßnahme entstanden ist, wer dafür verantwortlich ist und wie weit die Bearbeitung fortgeschritten ist.
4. Sind Betriebsanweisungen und Gefahrstoffdaten aktuell?
Auch Dokumente brauchen einen regelmäßigen Aktualitätscheck. Besonders bei Gefahrstoffen können neue oder geänderte Sicherheitsdatenblätter, veränderte Arbeitsbedingungen oder neue Erkenntnisse Anpassungen erforderlich machen. Die Gefahrstoffverordnung verlangt beispielsweise, Betriebsanweisungen bei maßgeblichen Veränderungen der Arbeitsbedingungen zu aktualisieren.
Jetzt ist deshalb ein guter Zeitpunkt zu prüfen: Sind die eingesetzten Gefahrstoffe vollständig erfasst? Liegen aktuelle Informationen vor? Passen Betriebsanweisungen noch zu Tätigkeiten und Arbeitsplätzen? Unsere HSE-Management Software eplas unterstützt Sie dabei unter anderem mit zentralem Gefahrstoffmanagement, Sicherheitsdatenblättern und Betriebsanweisungen und erleichtert es so, Informationen an einer Stelle zusammenzuführen.
5. Welche Prüf- und Vorsorgetermine stehen im vierten Quartal an?
Je nach Tätigkeit, Arbeitsmittel und Gefährdung können im Unternehmen unterschiedliche Prüfungen und arbeitsmedizinische Vorsorgetermine anstehen. Im Tagesgeschäft sind gerade wiederkehrende Fristen schnell über mehrere Kalender, Listen und Zuständigkeiten verteilt. Ein Blick auf September bis Dezember – und im besten Falle schon in die ersten Wochen des neuen Jahres – schafft Klarheit: Welche Termine sind bereits organisiert, welche müssen noch angestoßen werden und bei welchen wird es zeitlich knapp? Automatische Erinnerungen und zentrale Übersichten, wie eplas sie anbietet, können Verantwortliche dabei unterstützen, Fälligkeiten rechtzeitig zu erkennen – ohne dass jede einzelne Frist im Kopf behalten werden muss.
6. Sind Verantwortlichkeiten und Pflichtendelegationen klar geregelt?
Viele HSE-Aufgaben verteilen sich auf Führungskräfte, Fachabteilungen, HR, HSE-Verantwortliche und weitere Beteiligte. Umso wichtiger ist, dass eindeutig nachvollziehbar bleibt, wer wofür verantwortlich ist und welche Aufgaben tatsächlich übertragen wurden. Der Jahresendcheck bietet die Gelegenheit, Zuständigkeiten mit der betrieblichen Realität abzugleichen: Stimmen Verantwortungsbereiche noch? Gab es personelle oder organisatorische Veränderungen? Sind Aufgaben und offene Maßnahmen den richtigen Personen zugeordnet?
eplas unterstützt dabei, diese Verantwortungsstrukturen im Arbeitsalltag transparent abzubilden. Maßnahmen lassen sich auf Basis organisatorischer oder disziplinarischer Zuständigkeiten gezielt Mitarbeitenden oder Teams zuweisen. Führungskräfte und Fachverantwortliche erhalten eine zentrale Übersicht über die Aufgaben in ihrem Verantwortungsbereich. Fälligkeiten, automatische Benachrichtigungen und ein Eskalationsmanagement unterstützen zusätzlich dabei, den Bearbeitungsstand im Blick zu behalten und Aufgaben rechtzeitig weiterzuverfolgen.
Jahresendspurt heißt vor allem: Transparenz schaffen
Ein HSE-Check nach der Sommerpause muss nicht zum Großprojekt werden. Oft geht es zunächst um sechs einfache Fragen: Was ist fällig? Was fehlt? Was ist offen? Was hat sich geändert? Was kommt als Nächstes? Und wer kümmert sich darum?
Je besser diese Informationen zusammenlaufen, desto einfacher lässt sich der Rest des Jahres planen. Hier greift Ihnen eplas unter die Arme: Die HSE-Management-Software erinnert an Termine, macht Defizite und offene Aufgaben sichtbar, unterstützt bei der Steuerung von Unterweisungen und Qualifikationen und bündelt Maßnahmen sowie Nachweise zentral. So entsteht aus vielen einzelnen Pflichten ein übersichtlicher Prozess.
Wo steht Ihr HSE-Jahr 2026?
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