Gefahrstoffe sicher einführen beginnt bereits bei der Bedarfsmeldung
Nehmen wir ein typisches Beispiel: Eine Führungskraft benötigt für ihren Bereich ein neues Reinigungs- oder Betriebsmittel. Statt den Stoff direkt zu beschaffen, startet zunächst eine Bedarfsmeldung. Dabei kann bereits geprüft werden, ob der Gefahrstoff im Unternehmen vorhanden und vielleicht für einen anderen Bereich freigegeben ist. Ist das nicht der Fall, werden die wichtigsten Informationen zur geplanten Verwendung erfasst und das aktuelle Sicherheitsdatenblatt (SDB) hinterlegt.
Damit ist eine gemeinsame Informationsbasis geschaffen und Sie haben einen nachvollziehbaren Einführungsprozess. Das ist auch fachlich relevant: Die Gefahrstoffverordnung verlangt, dass bei Tätigkeiten mit Gefahrstoffen unter anderem Informationen aus dem Sicherheitsdatenblatt, die konkreten Arbeitsbedingungen sowie Möglichkeiten einer Substitution in die Gefährdungsbeurteilung einbezogen werden.
Sicherheitsdatenblatt, Substitution und Lagerbedingungen gemeinsam prüfen
Auf Basis dieser Informationen kann der geplante Einsatz fachlich bewertet werden. Welche Personen oder Fachbereiche dabei eingebunden werden, hängt vom Gefahrstoff, der vorgesehenen Tätigkeit und der betrieblichen Organisation ab. Je nach Fragestellung können beispielsweise Arbeitssicherheit, Betriebsmedizin, Brand- oder Umweltschutz hinzugezogen werden.
Eine zentrale Frage lautet: Muss genau dieser Gefahrstoff eingesetzt werden? Derselbe Stoff kann je nach Verwendung völlig unterschiedliche Anforderungen mit sich bringen. Im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung wird daher geprüft, ob sich der gewünschte Zweck auch mit einem weniger gefährlichen Stoff, Gemisch oder Verfahren erreichen lässt. Eine strukturierte Substitutionsprüfung macht die Entscheidung nachvollziehbar und dokumentierbar. Gibt es eine geeignete, weniger gefährliche Alternative, ist sie bei der Festlegung der weiteren Maßnahmen entsprechend zu berücksichtigen.
Digitale Freigabeworkflows bringen die richtigen Personen zusammen
Besonders wirksam und effizient wird der Prozess, wenn niemand den Bearbeitungsstand per E-Mail, Telefon oder Zuruf nachverfolgen muss. Ein digitaler Freigabeworkflow für Gefahrstoffe kann den Antrag automatisch an die jeweils zuständigen Personen weiterleiten. Die jeweils zuständigen Personen erhalten die für ihre Aufgabe relevanten Informationen und können Bewertungen, Hinweise oder erforderliche Maßnahmen direkt im Prozess ergänzen. Welche Prüfschritte und Freigaben vorgesehen sind, lässt sich dabei an die Organisation und die betrieblichen Verantwortlichkeiten anpassen.
Mit unserer HSE-Management Software eplas lassen sich solche individuellen Beantragungs- und Freigabeprozesse abbilden und unterschiedliche Rollen wie Arbeitssicherheit, Umweltschutz, Brandschutz oder Betriebsmedizin einbinden. Gleichzeitig können Gefahrstoffdaten, Sicherheitsdatenblätter, Substitutionsprüfungen und Gefährdungsbeurteilungen miteinander verknüpft werden. Das macht die nötige Transparenz darüber, ob ein Stoff freigegeben wurde, warum und unter welchen Bedingungen, möglich.
Von der Gefährdungsbeurteilung bis zur Unterweisung
Bevor der neue Gefahrstoff tatsächlich eingesetzt wird, müssen die Gefährdungen der vorgesehenen Tätigkeit beurteilt und die erforderlichen Schutzmaßnahmen festgelegt und umgesetzt werden. Dabei fließen unter anderem die Stoffeigenschaften, die konkrete Verwendung, mögliche Expositionen sowie die Ergebnisse der Substitutionsprüfung ein. Zu den Schutzmaßnahmen können beispielsweise technische oder organisatorische Maßnahmen, persönliche Schutzausrüstung, Vorgaben für die Lagerung oder eine Betriebsanweisung gehören. Vor Aufnahme der Tätigkeit muss die Gefährdungsbeurteilung dokumentiert sein. Die aktuelle Gefahrstoffverordnung nennt dabei unter anderem die ermittelten Gefährdungen, das Ergebnis der Substitutionsprüfung und die erforderlichen Schutzmaßnahmen.
Für die Praxis bedeutet das: Eine Freigabe sollte nicht isoliert betrachtet werden. Aus der Gefährdungsbeurteilung ergeben sich die erforderlichen Schutzmaßnahmen und – soweit erforderlich – die entsprechenden Betriebsanweisungen. Sind die vorgesehenen Maßnahmen umgesetzt und die betrieblichen Prüfschritte abgeschlossen, kann die interne Freigabe erfolgen. Bevor Beschäftigte die Tätigkeit aufnehmen, müssen sie arbeitsplatz- und tätigkeitsbezogen unterwiesen sein.
Das Gefahrstoffverzeichnis wird zum Ergebnis des Prozesses
Die während des Prüf- und Freigabeprozesses erfassten Informationen können anschließend mithilfe von eplas direkt in das Gefahrstoffverzeichnis einfließen. Der Stoff muss damit nicht nachträglich erneut erfasst werden; relevante Angaben, Dokumente und Verwendungsinformationen sind bereits strukturiert vorhanden. Die GefStoffV verlangt grundsätzlich ein Verzeichnis der im Betrieb verwendeten Gefahrstoffe. Zu den Mindestangaben gehören unter anderem Bezeichnung, Einstufung beziehungsweise gefährliche Eigenschaften, verwendete Mengenbereiche, relevante Arbeitsbereiche und ein Verweis auf das Sicherheitsdatenblatt.
Ein integriertes digitales Gefahrstoffmanagement macht aus dem Verzeichnis mehr: Es verbindet Antrag, Prüfung, Substitution, Gefährdungsbeurteilung, Schutzmaßnahmen, Freigabe und Unterweisung zu einem nachvollziehbaren Gesamtprozess. Diese Vernetzung gehört zu den zentralen Ansätzen des Gefahrstoffmanagements mit eplas.
Ein sicherer Prozess muss sich nicht kompliziert anfühlen
Es zeigt sich: Die Einführung eines neuen Gefahrstoffes bringt viele Themen zusammen. Das bedeutet aber nicht, dass jeder und jede Beteiligte jederzeit den gesamten Prozess beherrschen muss. Sind Zuständigkeiten klar geregelt, stehen Informationen zentral zur Verfügung und gibt der Workflow die nächsten Schritte vor, kann aus einer komplexen HSE-Aufgabe ein übersichtlicher und gut dokumentierter Ablauf werden.
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