Was bedeutet Fremdfirmenmanagement?
Fremdfirmenmanagement umfasst alle organisatorischen Maßnahmen, mit denen Unternehmen den Einsatz externer Firmen planen, koordinieren und dokumentieren. Der Prozess setzt bereits bei der Beauftragung an und begleitet den gesamten Einsatz – von der Prüfung notwendiger Qualifikationen über die Fremdfirmenunterweisung bis zur Abmeldung vom Betriebsgelände. Dabei müssen unter anderem folgende Fragen geklärt sein:
- Welche Arbeiten werden wann und wo durchgeführt?
- Welche Gefährdungen bestehen im jeweiligen Arbeitsbereich?
- Können sich Tätigkeiten verschiedener Unternehmen gegenseitig beeinflussen?
- Welche Sicherheitsregeln und persönliche Schutzausrüstung sind erforderlich?
- Wer ist für Abstimmung, Freigaben und Kontrollen verantwortlich?
Fremdfirmen koordinieren: Pflichten im Arbeitsschutz beachten
Arbeiten Beschäftigte mehrerer Unternehmen an einem Arbeitsplatz, müssen die beteiligten Arbeitgeber nach § 8 Arbeitsschutzgesetz bei Sicherheit und Gesundheitsschutz zusammenarbeiten. Sie sind verpflichtet, sich gegenseitig über Gefahren zu informieren und notwendige Schutzmaßnahmen abzustimmen. Können sich Tätigkeiten gegenseitig gefährden, verlangt § 6 der DGUV Vorschrift 1 zudem eine Koordination der Arbeiten. Bei besonderen Gefahren muss die koordinierende Person über die erforderliche Weisungsbefugnis verfügen.
Für Unternehmen bedeutet das: Eine allgemeine Sicherheitsinformation oder eine Unterschrift auf der Besucherliste reicht nicht aus. Die Maßnahmen müssen zu den tatsächlichen Tätigkeiten, Arbeitsbereichen und Risiken passen.
Fünf Schritte für einen sicheren Fremdfirmenprozess
Ein wirksames Besucher- und Fremdfirmenmanagement lässt sich in fünf zentrale Schritte gliedern:
- Fremdfirma und Einsatz vorab erfassen
Auftrag, Zeitraum, Arbeitsort, Ansprechpersonen und beteiligte Beschäftigte werden frühzeitig festgelegt und dokumentiert. - Gefährdungen und Schutzmaßnahmen abstimmen
Betriebsspezifische Risiken und Gefährdungen durch die beauftragte Tätigkeit werden gemeinsam betrachtet. - Fremdfirmenunterweisung durchführen
Externe erhalten verständliche Informationen zu Sicherheitsregeln, Verkehrswegen, Gefahrbereichen, persönlicher Schutzausrüstung und Verhalten im Notfall. - Qualifikationen und Zutrittsvoraussetzungen prüfen
Je nach Tätigkeit können Befähigungsnachweise, Erlaubnisscheine oder arbeitsmedizinische Voraussetzungen erforderlich sein. - Anwesenheit und Nachweise dokumentieren
Das Unternehmen sollte jederzeit nachvollziehen können, wer unterwiesen wurde, welche Freigaben bestehen und welche Personen sich aktuell auf dem Gelände befinden.
Fremdfirmenunterweisungen digital steuern und dokumentieren
In vielen Unternehmen verteilen sich Fremdfirmeninformationen noch auf E-Mails, Papierformulare, Excel-Listen und einzelne Ordner. Das erschwert die Übersicht – insbesondere bei mehreren Standorten, häufig wechselnden Dienstleistern oder zeitlich befristeten Unterweisungen. Ein digitales Fremdfirmenmanagement führt die relevanten Informationen in einem durchgängigen Prozess zusammen. Externe Beschäftigte können vorab registriert und passenden Unterweisungen zugeordnet werden. Unterweisungsstände, Ablaufdaten und erforderliche Nachweise bleiben zentral einsehbar. Verantwortliche erkennen frühzeitig, wenn Voraussetzungen fehlen oder Unterweisungen erneuert werden müssen. Damit verbessert die Digitalisierung die Dokumentation und entlastet zusätzlich zahlreiche Unternehmensbereiche.
Besucher- und Fremdfirmenmanagement mit unserer HSE-Management Software eplas®
Das Modul für Besucher- und Fremdfirmenmanagement von eplas unterstützt Unternehmen bei der Voranmeldung, Unterweisung und Verwaltung externer Personen. Relevante Daten lassen sich zentral erfassen, Ausweise können erstellt und anwesende Personen standortbezogen dokumentiert werden. Automatische Benachrichtigungen helfen dabei, Fristen und notwendige Unterweisungen im Blick zu behalten. Mehrsprachige Inhalte erleichtern die Einbindung internationaler Dienstleister. Reports schaffen Transparenz über Anwesenheiten, Unterweisungsstände und wiederkehrende Einsätze.
Sicheres Fremdfirmenmanagement beginnt vor dem Einsatz
Ein gut organisierter Fremdfirmenprozess schützt externe Beschäftigte ebenso wie die eigene Belegschaft. Gleichzeitig schafft er klare Verantwortlichkeiten, verbessert die Zusammenarbeit und unterstützt Unternehmen dabei, ihre Arbeitsschutz- und Compliance-Anforderungen nachvollziehbar umzusetzen.
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