Neue Rolle, neue Risiken, neue Verantwortung: Sicheres Onboarding beginnt mit Orientierung
Gerade beim Start in eine neue Stelle prasseln viele Informationen gleichzeitig auf Menschen ein. Für Auszubildende kommt dazu, dass es oft erst der Einstieg ins Berufsleben selbst ist. Umso wichtiger, fachliche und organisatorische Orientierung zu geben — auch im Arbeits- und Gesundheitsschutz. Die Erstunterweisung ist ein zentraler Bestandteil sicherer Arbeit und deshalb zentraler Bestandteil eines sicheren Onboardings. Beschäftigte müssen wissen, welche Gefährdungen mit ihrer Tätigkeit verbunden sind, welche Schutzmaßnahmen im Betrieb gelten und wie sie sich sicherheits- und gesundheitsgerecht verhalten. Das betrifft nicht nur neue Vollzeitkräfte, sondern ebenso Teilzeitkräfte, Praktikantinnen und Praktikanten, Auszubildende sowie langjährig Beschäftigte bei neuen Aufgaben.
Manueller Aufwand steigt mit jeder Ausnahme: Unterweisen nach Tätigkeit
Allerdings reicht es nicht aus, allen Personen dieselben allgemeinen Informationen zur Verfügung zu stellen. Entscheidend ist, dass die Unterweisung zur konkreten Tätigkeit passt. Eine Person in der Verwaltung benötigt beispielsweise andere Inhalte als jemand in der Produktion; ein Azubi im technischen Bereich andere als eine Vollzeitkraft in der Akquise. Und eine Teilzeitkraft muss genauso zuverlässig unterwiesen werden wie alle anderen Beschäftigten. Diese Unterschiede machen die Organisation im Alltag anspruchsvoll. Denn je individueller Unterweisungen werden, desto größer wird der manuelle Aufwand — zumindest dann, wenn kein System dahintersteht.
Automatische Zuweisung statt manueller Nacharbeit
Mit dem Modul Schulungs- und Unterweisungsmanagement (Blended Learning) unserer HSE-Management Software eplas lassen sich Schulungen und Unterweisungen manuell, tätigkeitsbezogen oder über vordefinierte Zuweisungsregeln zuordnen. Das bedeutet: Unternehmen können einmal definieren, welche Unterweisungen für bestimmte Tätigkeiten, Rollen oder Beschäftigtengruppen relevant sind. Anschließend greift diese Logik automatisch.
Bei der Neuanlage einer Person in eplas wird ein Profil hinterlegt. Je nachdem, welches Profil ausgewählt wird, werden die passenden initialen Unterweisungen automatisch mit angelegt. Auch die Zuordnung von mehr als einem Profil ist möglich. So können beispielsweise je nach Arbeitsort oder Tätigkeit unterschiedliche Profile gewählt werden: ob für Dienstwagennutzer, Führungskräfte oder Reinigungskräfte. Jede Person erhält über das Profil die Unterweisungen, die sie benötigt. Aus einem manuellen Einzelprozess wird so ein standardisierter Ablauf. Die Person erhält automatisch die passenden Unterweisungen sowie regelmäßige Erinnerungen daran, diese zu starten. Nach Abschluss der Unterweisung ist dann sauber dokumentiert, wann welcher Mitarbeitende welche Unterweisung gemacht hat.
Vom Profil zur passenden Unterweisung: ein Beispiel aus der Praxis
Ein neuer Azubi beginnt im Lager. Früher musste vielleicht erst geklärt werden, welche Unterweisungen notwendig sind: allgemeine Sicherheitsunterweisung, Brandschutz, Verhalten im Notfall, Verkehrswege, Persönliche Schutzausrüstung oder weitere tätigkeitsbezogene Inhalte. Mit eplas kann für diesen Fall ein entsprechendes Profil hinterlegt werden. Sobald der Azubi angelegt und diesem Profil zugeordnet wird, werden die relevanten Erstunterweisungen automatisch zugewiesen und der Azubi wird benachrichtigt. Verantwortliche sehen anschließend, welche Unterweisungen offen, abgeschlossen oder fällig sind.
Relevante Inhalte statt Gießkannenprinzip
Ein großer Vorteil liegt darin, dass Unterweisungen mit eplas bedarfsgerecht gesteuert werden können. Statt alle neuen Mitarbeitenden pauschal mit denselben Inhalten zu versorgen, lassen sich Unterweisungen auf Basis von Tätigkeiten und Regeln präzise zuordnen. Das erhöht sowohl Relevanz als auch Akzeptanz. Wer Inhalte erhält, die wirklich zum eigenen Arbeitsbereich passen, erkennt schneller den praktischen Nutzen. Gleichzeitig behalten HSE-Verantwortliche und Führungskräfte die Kontrolle darüber, welche Anforderungen für welche Personengruppen gelten. Das Modul unterstützt dabei auch eigene Schulungsinhalte — zum Beispiel PowerPoint-Präsentationen, Videos, PDFs oder SCORM-Inhalte. Unternehmen können also bestehendes Wissen und individuelle Anforderungen direkt in den digitalen Unterweisungsprozess integrieren.
Transparenz für HSE, HR und Führungskräfte
Gerade bei der Erstunterweisung ist wichtig, dass sie durchgeführt und nachvollziehbar dokumentiert ist. eplas unterstützt Unternehmen mit automatisierten Erinnerungen, Reporting- und Auswertungsmöglichkeiten sowie einer revisionssicheren Dokumentation. Damit wird für Verantwortliche schnell sichtbar: Wer wurde neu angelegt? Welche Unterweisungen wurden automatisch zugewiesen? Welche sind bereits abgeschlossen? Wo besteht noch Handlungsbedarf? So entsteht mehr Transparenz zwischen HR, HSE und den jeweiligen Führungskräften. Die Erstunterweisung wird zum festen Bestandteil des Onboarding-Prozesses.
Weniger Aufwand, mehr Sicherheit dank eplas®
Der größte Nutzen für Anwenderinnen und Anwender liegt in der Kombination aus Automatisierung und Nachvollziehbarkeit. eplas reduziert den organisatorischen Aufwand, ohne die inhaltliche Qualität der Unterweisung zu schwächen. Im Gegenteil: Durch Profile, Tätigkeitsbezug und definierte Regeln wird sichergestellt, dass neue Mitarbeitende von Anfang an die passenden Informationen erhalten. Das hilft besonders in Unternehmen mit vielen Standorten, wechselnden Beschäftigtengruppen oder komplexen Tätigkeitsprofilen. Denn dort ist es besonders wichtig, dass niemand „durch das Raster fällt“. Mithilfe von eplas werden relevante Unterweisungen automatisch initial angelegt — passend zur Tätigkeit, zur Rolle oder zur Beschäftigtengruppe.
So wird aus einem oft manuellen und fehleranfälligen Prozess ein klarer, digital unterstützter Ablauf. Für Unternehmen bedeutet das: weniger Abstimmungsaufwand, mehr Transparenz und ein sicherer Start für neue Mitarbeitende ab dem ersten Tag.
Mehr Informationen bietet das eplas Modul Schulungs- und Unterweisungsmanagement (Blended Learning). Wer Erstunterweisungen künftig einfacher, sicherer und nachvollziehbarer organisieren möchte, ist außerdem dazu eingeladen, einen kostenfreien Demo-Termin zu vereinbaren. Jemand aus unserem Expertenteam zeigt Ihnen, wie eplas auf Ihre Prozesse abgestimmt werden kann und welchen Mehrwert das Modul in Ihrem Arbeitsalltag bietet.
Wer das volle Potenzial des eplas Moduls ausschöpfen möchte, kann zusätzlich an einer unserer Zertifizierungs-Schulungen dazu teilnehmen. Dort lernen Anwenderinnen und Anwender praxisnah, wie sie das Modul optimal nutzen, Unterweisungsprozesse effizient aufsetzen und die Funktionen im Arbeitsalltag sicher anwenden.
