Effiziente Verwaltung von Angebots- und Pflichtvorsorgen in Unternehmen

Die arbeitsmedizinische Vorsorge wird in vielen Unternehmen als organisatorische Herausforderung empfunden. Verantwortlichkeiten sind oft unklar verteilt – zwischen Führungskräften, Sicherheitsfachkräften (Sifa) und der HR-Abteilung. Häufig liegt der Fokus dabei auf dem Betriebsarzt, während die Bedeutung der Vorsorgepflicht durch das Unternehmen selbst unterschätzt wird. Besonders in kleinen und mittleren Betrieben ist wenig bekannt, dass es nicht nur Angebotsvorsorgen gibt, sondern dass Arbeitgeber in vielen Fällen aktiv Vorsorgen für ihre Mitarbeitenden anbieten müssen.

Pflichtvorsorgen werden in der Praxis oft vernachlässigt, obwohl Verstöße gegen die Verordnung zur arbeitsmedizinischen Vorsorge (ArbMedVV) erhebliche rechtliche Konsequenzen haben können. Viel schwerwiegender jedoch ist, dass Unternehmen damit wissentlich die Gesundheit ihrer Mitarbeitenden – und damit ihr wichtigstes Kapital – gefährden. Die Bedeutung einer strukturierten und gesetzeskonformen Umsetzung kann daher nicht hoch genug eingeschätzt werden.

Herausforderungen bei der Umsetzung

In der Praxis erfolgt die Dokumentation von Angebots- und Pflichtvorsorgen sowie Eignungsuntersuchungen oft unzureichend – sei es durch lose Excel-Listen oder durch wenig effektive manuelle Eintragungen. In einigen Fällen wird die Verantwortung vollständig an den Betriebsarzt delegiert, ohne ein eigenes System zur Terminüberwachung und Organisation zu etablieren. Besonders problematisch sind Aushänge am schwarzen Brett, auf denen sich Mitarbeitende selbstständig für Vorsorgen eintragen sollen – ein Verfahren, das in keiner Weise den rechtlichen Anforderungen entspricht.

Rechtliche Grundlagen der arbeitsmedizinischen Vorsorge

Die ArbMedVV sowie die DGUV Vorschrift 6 definieren klare Anforderungen an die arbeitsmedizinische Vorsorge. Unternehmen sind verpflichtet, eine rechtskonforme Vorsorgekartei zu führen, die folgende Informationen umfasst:

Stammdaten der Mitarbeitenden (inkl. Wohnanschrift und Geburtsdatum)
Eintritts- und Austrittsdatum
Tätigkeitsbezogene Informationen sowie potenzielle Gefährdungen
Dokumentation der durchgeführten und angebotenen arbeitsmedizinischen Vorsorgen (ohne medizinische Befunde)
Fristen für Nachuntersuchungen
Daten der verantwortlichen Ärzte

Laut dem Bundesministerium für Arbeit und Soziales ist das Ziel der arbeitsmedizinischen Vorsorge die Früherkennung und Verhütung arbeitsbedingter Erkrankungen sowie der Erhalt der Beschäftigungsfähigkeit. Beschäftigte haben das Recht, sich arbeitsmedizinisch beraten und untersuchen zu lassen. In bestimmten Fällen ist der Arbeitgeber verpflichtet, eine Vorsorge anzubieten – und bei besonders hohen Gefährdungen ist eine Pflichtvorsorge zwingend erforderlich.

Effiziente Verwaltung mit digitaler Unterstützung

Unternehmen stehen vor der Herausforderung, diesen Anforderungen gerecht zu werden, ohne dabei den Überblick zu verlieren. Eine effiziente Lösung bietet unsere HSE-Management Lösung. eplas ermöglicht eine zentrale und transparente Verwaltung der arbeitsmedizinischen Vorsorge:

Tätigkeitsbezogene Zuweisung von Angebots- und Pflichtvorsorgen sowie Eignungsuntersuchungen
Automatische Terminüberwachung und Erinnerungen
Flexible Terminvergabeoptionen
Datenschutzkonformes Reporting

Durch den Einsatz von eplas können Unternehmen nicht nur ihre Rechtssicherheit gewährleisten, sondern auch die organisatorischen Aufwände für Führungskräfte und Mitarbeitende erheblich reduzieren. Eine professionelle und strukturierte Umsetzung der arbeitsmedizinischen Vorsorge trägt damit nicht nur zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten bei, sondern fördert auch nachhaltig den Gesundheitsschutz der Beschäftigten.

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