Dabei können beide Funktionen eigenständig eingesetzt oder gezielt miteinander kombiniert werden. So lassen sich wiederkehrende Prüfungen standardisieren, individuelle Prozesse abbilden und Informationen genau dort bereitstellen, wo sie im jeweiligen Arbeitsschritt benötigt werden. Das sorgt für transparente, nachvollziehbare Abläufe und unterstützt die Beteiligten dabei, ihre Aufgaben effizient zu bearbeiten.
Checklisten: Informationen strukturiert und praxisnah erfassen
Checklisten sind überall dort hilfreich, wo Aufgaben nach definierten Kriterien durchgeführt und Ergebnisse nachvollziehbar dokumentiert werden sollen. Das gilt beispielsweise für HSE-Begehungen, Audits, Prozessprüfungen oder ergänzende Prüfungen im Rahmen einer Gefährdungsbeurteilung. Im eplas Modul Audits & Checklisten lassen sich eigene Checklisten und Auditvorlagen erstellen und auf unternehmensspezifische Anforderungen abstimmen. Auch die Orientierung an Standards wie ISO 9001, ISO 45001, ISO 14001 oder ISO 27001 ist möglich.
Unterschiedliche Feldtypen wie Texteingaben, Auswahlfelder, Bilder oder Skizzen ermöglichen eine praxisgerechte Erfassung. Auch Informationen aus anderen Bereichen von eplas können eingebunden werden. Bei Begehungen lassen sich Daten direkt mobil auf dem Tablet dokumentieren und Auffälligkeiten beispielsweise unmittelbar mit Fotos ergänzen. Wiederkehrende Audits können zudem geplant und passenden Auditorinnen und Auditoren zugeordnet werden. So entsteht eine einheitliche und nachvollziehbare Grundlage für regelmäßige Prüfungen.
Workflows: individuelle Prozesse digital abbilden
Neben wiederkehrenden Prüfungen gibt es im HSE-Alltag zahlreiche Abläufe, die mehrere Personen, Rollen oder Abteilungen miteinander verbinden. Hier ergibt es Sinn, Workflows einzusetzen. Mit dem Modul Vorgänge & Workflows lassen sich individuelle Prozesse gestalten – etwa Vorfallmeldungen, Freigaben, PSA-Anträge, Umfragen oder unternehmensspezifische Abstimmungsprozesse. Felder, Bearbeitungsschritte, Zuständigkeiten und Berechtigungen können passend zum jeweiligen Anwendungsfall konfiguriert werden.
Ein differenziertes Berechtigungsmanagement stellt dabei sicher, dass Beteiligte gezielt auf die für sie relevanten Informationen und Prozessschritte zugreifen können. Gleichzeitig bleiben Bearbeitungsstände, Zuständigkeiten und weitere Schritte transparent nachvollziehbar.
Besonders wirkungsvoll: Checklisten direkt im Workflow nutzen
Die eigentliche Stärke zeigt sich häufig in der Kombination beider Möglichkeiten. Checklisten können direkt in Workflows integriert werden und dort einzelne Prozessschritte einfacher, strukturierter und übersichtlicher machen. So kann beispielsweise innerhalb eines Freigabeprozesses eine definierte Prüfung per Checkliste vorgesehen werden. Bei einer Vorfallbearbeitung lassen sich notwendige Informationen systematisch abfragen. Auch bei internen Prüfungen oder Freigabe- bzw. Genehmigungsprozessen können Checklisten dafür sorgen, dass wichtige Punkte vollständig und nach einem einheitlichen Schema berücksichtigt werden.
Dadurch müssen Mitarbeitende nicht zwischen voneinander getrennten Abläufen wechseln. Die Checkliste wird zu einem Bestandteil des gesamten Prozesses. Das schafft Orientierung für die Bearbeitenden und sorgt gleichzeitig dafür, dass benötigte Informationen dort erfasst werden, wo sie im Ablauf tatsächlich gebraucht werden.
Von der Feststellung bis zur weiteren Bearbeitung
Auch Maßnahmen lassen sich nahtlos in solche Abläufe einbinden. Wird beispielsweise bei einer Prüfung oder Begehung eine Abweichung festgestellt, können Zuständigkeiten und Fristen definiert und die weitere Bearbeitung nachvollziehbar begleitet werden. Kommentare, Bilder und Dokumente ergänzen die Dokumentation, während auch eine spätere Wirksamkeitsprüfung berücksichtigt werden kann. Dadurch entsteht ein durchgängiger Informationsfluss: von der strukturierten Erfassung über die weitere Bearbeitung bis hin zum dokumentierten Abschluss.
Für HSE-Verantwortliche und Führungskräfte bedeutet das vor allem mehr Übersicht. Sie können erkennen, welche Aufgaben bereits abgeschlossen sind, welche Prozessschritte noch ausstehen und an welchen Stellen weiterer Handlungsbedarf besteht.
So viel Standard wie sinnvoll, so viel Flexibilität wie nötig
HSE-Prozesse profitieren von klaren Strukturen und einheitlichen Vorgehensweisen. Gleichzeitig unterscheiden sich Anforderungen je nach Unternehmen, Standort, Tätigkeit und Branche. Checklisten und Workflows in eplas lassen deshalb genügend Spielraum, um Standardisierung und individuelle Prozessgestaltung miteinander zu verbinden. Wiederkehrende Aufgaben können strukturiert abgebildet werden, während komplexere Abläufe flexibel gestaltet und bei Bedarf um Checklisten, Maßnahmen oder Informationen aus weiteren eplas Modulen ergänzt werden.
Durch den modularen Aufbau von eplas können Unternehmen dabei genau die Funktionen einsetzen und miteinander verknüpfen, die zu den eigenen HSE-Prozessen passen.
Ihre Prozesse – digital so abgebildet, wie sie tatsächlich funktionieren
Ob digitale Begehung, regelmäßiges Audit, Freigabeprozess oder individuell gestalteter HSE-Workflow: Entscheidend ist, die Funktionen sinnvoll miteinander zu verbinden.
Sie möchten erleben, wie Checklisten und Workflows in eplas zusammenspielen und sich auf Ihre eigenen Prozesse übertragen lassen? Fordern Sie eine unverbindliche Demo an und lernen Sie die Möglichkeiten von eplas anhand Ihrer konkreten Anforderungen kennen.
Checklisten & Workflows in eplas praktisch vertiefen
Sie arbeiten bereits mit eplas und möchten die Möglichkeiten von Checklisten und Workflows noch gezielter nutzen? In der blöcher academy vermitteln unsere Zertifizierungs-Schulungen das notwendige Know-how für die praktische Umsetzung.
Die Schulung „Checklisten & Workflows basic“ am 15./16.09.2026 führt in die grundlegende Erstellung und Konfiguration von Checklisten und Workflows ein und zeigt anhand konkreter Beispiele, wie diese in eplas eingesetzt werden können. Anmeldeschluss ist der 01.09.2026.
Wer bereits über dieses Grundlagenwissen verfügt und komplexere Anforderungen umsetzen möchte, kann am 10./11.11.2026 seine Kenntnisse in der Schulung „Checklisten & Workflows professional“ weiter vertiefen. Im Mittelpunkt stehen unter anderem fortgeschrittene Konfigurationsmöglichkeiten und der praktische Einsatz von Workflows in eplas. Hier ist die Anmeldung bis zum 27.10.2026 möglich.
